История развития секретарских служб за рубежом. История развития секретарского дела. в дело создания
1. Этапы развития секретарской службы при Петре 1.
Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.
Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Начинается служба в приказах 16-17 вв.
Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.
Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр 1.
Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительству-ющего Сената - высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.
Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.
Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.
Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников в том числе секретарей.
Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).
Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также «попечение» секретаря.
Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».
При Петре 1 был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» - требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.
В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.
С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».
Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра 1 кабинет был упразднен.
Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра 1.
С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества.
2. Этапы развития секретарской службы при Екатерине 2.
У императрицы Екатерины 2 было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р. Г. Державин)
С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.
По «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни.
Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников (« под кувертом») - с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».
Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины 2 на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».
Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.
Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений - дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.
Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины 2 была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины 2 также проходила через их руки.
Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, в готовли проект закона «Об учреждении губернии».
Архивы статс-секретарей - ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.
В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.
В конце 18 века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.
Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии 19 столетия.
Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».
«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.
3. Значение секретаря в начале 19 века.
Значение секретаря в начале 19 века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.
Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.
В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.
Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.
Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов 19 века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.
Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанность по контролю за исполнением документов.
19 век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от 18.
Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.
Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.
Во второй половине 19 века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.
В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.
Выходили специальные журналы 1884 год - «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.
Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.
Развитие письменности на Руси в X-XI вв. постепенно привело к довольно широкому распространению грамотности. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В XI в. в стране появились библиотеки. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований.
Многие древнерусские летописи погибли во время монголо-татарского нашествия. До наших дней сохранилось только около 80 рукописных книг XI-XIII вв.
В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием "Повесть временных лет". В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.
Дальнейшее развитие письменности и культуры, а также формирование государственности сопровождалось увеличением круга различной документации, разнообразных информационных, правовых, финансовых и других документов.
Начиная с конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. На местах существовали приказные избы, которые осуществляли управление делами на более низком уровне. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что позволило централизовать управление страной.
Существовали такие приказы, как поместный (ведавший земельными вопросами), разрядный (занимавшийся военными и оборонными делами), посольский (контролировавший развитие внешних связей), конюшенный (ведавший перевозками на гужевой тяге) и т.д.
Постепенно, подчиняясь требованиям государственной дисциплины, устанавливается единообразный порядок оформления и прохождения различных документов. Укрепление Российского государства в середине и второй половине XVI в. привело к увеличению приказной бюрократии и расширению документооборота в стране. (Начиная с XIV в., в России появляется бумага, заменившая дорогой пергамент). Важнейшими документами были указы царей и приговоры Боярской думы. Кроме того, широкое хождение имели грамоты и отписки, а также челобитные - прошения челяди и простых людей.
Число приказов в XVI в. достигло 22-х, причем приказная бюрократия превратилась во влиятельное сословие. В XVII в. общее число приказов достигло 80-ти. Приказная бюрократия (думные дьяки, дьяки и подьячие) контролировала многие сферы жизни страны. Приказы делились на ведомственные и территориальные, государственные и дворцовые. Помимо этого при царе Алексее Михайловиче (1645-1676) был создан Приказ тайных дел, который фактически направлял работу всех остальных органов власти, подчиняясь непосредственно царю.
При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии.
При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. Затем в 1718 г. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления. (В числе коллегий: иностранных дел, военная, адмиралтейская (ведала делами флота), мануфактур-коллегия (занималась вопросами развития промышленности), духовная, камер-коллегия (отвечала за сбор налогов), берг-коллегия (ведала металлургией), юстиц-коллегия, вотчинная и др.).
27 февраля 1720 г. был издан свод правил по организации государственных учреждений, названный Генеральным регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.
Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России. В рамках коллежского делопроизводства распорядительные и законодательные акты государственной власти оформлялись различными указами, повелениями, инструкциями, регламентами, протоколами и наказами. Постепенно возникло большое количество разнообразных форм переписки: реляции, доношения, письма, требования, известия, ведомости и т.д. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться.
В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.*
В 1720 г. в Петербурге был учрежден Главный магистрат, которому подчинялись местные магистраты, избиравшиеся "регулярными" гражданами, т.е. купцами, промышленниками и людьми "свободных профессий" - врачами, аптекарями, художниками, адвокатами и др. Люди, работавшие по найму, прав голоса не имели. У магистратов были свои канцелярии, которые вели переписку.
В 1722 г. сословные права и привилегии дворянства были закреплены в "Табели о рангах". Дворяне были разделены на 14 "рангов" (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Выходцы из других сословий могли приобрести дворянство, дослужившись до определенного "ранга". Введение "Табели о рангах" усложнило систему документации и переписки. Тем не менее, коллежское делопроизводство, несомненно, было более прогрессивным по сравнению с приказным. Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. Документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале. Также специальная книга регистрации велась на все исходящие бумаги.
В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами.
В соответствии с "Табелью о рангах" предписывалось вести три вида дворянских списков: именные с указанием чинов; именные с указанием послужных ступеней, личных достоинств и способностей к той или иной службе; семейные отношения. Таким образом, было положено начало созданию документальной системы, направленной на регистрацию и фиксацию принадлежности к дворянскому сословию.
21 апреля 1785 г. Екатерина II утвердила "Жалованную грамоту на права, вольности и преимущества благородного российского дворянства", которая содержала ряд важных пунктов, регламентировавших положение дворянства в России. Был определен порядок документирования сословной принадлежности к дворянству, способы приобщения к которому были различны: (1) - пожалование; (2) - военная выслуга; (3) - гражданская выслуга; (4) - титулованный род; (5) - древняя родословная; (6) - иностранное дворянство.
Форма дворянского списка, составлявшегося в уезде, предусматривала следующую информацию: имя и фамилия дворянина, имеющего недвижимость в уезде; его семейное положение; имена и возраст детей мужского пола; количество крепостных душ; какой чин имеет дворянин, на какой службе он состоит или находится в отставке.
Велись подробные родословные книги. Они составлялись депутатами и губернским предводителем на основании уездных списков дворян, куда вносились только лица, имевшие "неопровержимые доказательства дворянского сословия". Таковыми могли быть: дипломы русских царей и "прочих коронованных особ", пожалованные на дворянское достоинство; патенты на чины с присвоением дворянства; доказательства награждения одним из высших российских орденов, дающих право на дворянство; особые жалованные грамоты; указы о подношении в дар земель и деревень и др.
С родословной книги снимались две точные копии. Первая из них, подписанная предводителем и депутатами дворянского собрания, подлежала хранению в их архиве. Вторая, аналогичная копия, направлялась на хранение в Сенат.
Ведение подобной документации, выписки из различных предписаний и распоряжений составляли значительный объем канцелярской работы.
Существовавшая в начале XVIII в. система коллегий и канцелярий может быть представлена следующим образом.
Низовой уровень: уездная канцелярия.
Средний уровень: провинциальная канцелярия.
Высокий уровень: губернская канцелярия.
Высший уровень: государственные коллегии.
Уездные и провинциальные канцелярии подчинялись воеводам. Губернские находились, соответственно, в ведении губернаторов. Во главе государственной коллегии находился чиновник высшего уровня, именовавшийся президентом. В ее состав входили также вице-президент, советники, асессоры (коллежские асессоры соответствовали 8-му классу в "Табели о рангах"), служители канцелярий. Все государственные коллегии были подотчетны Сенату, который осуществлял свою деятельность под надзором генерал-прокурора, лично ответственного перед императором.
При прохождении любых документов по инстанциям очень важное значение имело то, как секретари оформят соответствующее дело и как они представят его начальству. Коллежское делопроизводство стало более организованным, чем приказное, однако оно не только не уменьшило, но еще более увеличило число бюрократических процедур и препон, способствуя практике кумовства и коррупции.
В начале XIX в. в результате очередной государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 г.). Чуть ранее (1802 г.) вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось). В ходе этой ведомственной реформы в России были учреждены министерства: военно-сухопутных сил, морских сил, иностранных дел, юстиции, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения.
Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний. Министры имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти - указы и предписания. Министры и руководящие министерские чины, в свою очередь, направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения шла корреспонденция в виде рапортов, доношений и представлений.
В результате введения министерской системы произошло более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти. В то же время наблюдалась дальнейшая централизация и бюрократизация государственного аппарата. Это вело к засилью бюрократов-чиновников, чинопочитанию, росту коррупции, волоките, различным нарушениям делопроизводства.
Для служебной переписки, которая получила дополнительный размах, применялись бланки с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом. Эти штампы являлись своеобразной "визитной карточкой" организации. Под штампом вкратце излагалось содержание письма, на которое отвечали.
Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России.
В 1861 г. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. В 1864 г. было введено местное управление - земство. Каждые три года представители различных сословий избирали уездное земское собрание. В свою очередь земские собрания направляли делегатов в губернские собрания. Одновременно существовали земские и губернские управы.
Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур. Первые личные секретари стали работать в 1840 г. у директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге. Затем их численность стала заметно возрастать: секретари-профессионалы прочно заняли свои места в управлениях банков, адвокатских контор, торговых домов, в крупных купеческих лавках, пароходствах, в управлениях железнодорожным транспортом и т.д.
В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах. В последние два десятилетия XIX в., а точнее, начиная с 1884 г., в России издавались 8 специализированных журналов, освещавших вопросы конторского и секретарского труда. Среди них можно упомянуть такие издания, как "Стенограф", "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика", "Машинопись" и др.
В 1864 г. в России была проведена судебная реформа. Сословные суды, отягощенные волокитой, взяточничеством, запугиванием обвиняемых, были заменены гражданскими судами, где общие дела рассматривали выборные мировые судьи, а более сложные дела передавались окружным судам и судебным палатам. Следствие проводили уже не полицейские, как раньше, а судебные следователи. Появились официальные защитники - адвокаты. Решение о виновности подсудимого (вердикт) стали выносить присяжные заседатели (представители общественности, привлекаемые к этой обязанности по жребию). Естественно, что численность секретарей в различных судебных инстанциях возросла.
В 1870 г. была создана система городского самоуправления (в России в тот период насчитывалось свыше 500 городов). Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов.
В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций.
В 1905-1910 гг. была проведена так называемая Столыпинская реформа, в результате которой более двух миллионов крестьян получили в личную собственность земельные наделы. В целом в 1907-1913 гг. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса. За этот период число потребительских обществ выросло более чем в 6 раз, численность сельских кооперативов возросла в 12 раз. Увеличилось потребление продовольственных и промышленных товаров, что способствовало оживлению социально-экономической и культурной жизни страны.
На новый уровень развития постепенно выходило и секретарское дело. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография.
После Октябрьской революции 1917 г. в стране фактически началось создание нового государственного аппарата. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращения переписки. В 1918 г. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". Кроме того, в 1918-1919 гг. были подготовлены проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях. В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.
Заниматься вопросами совершенствования секретарской службы поручили созданному в 1922 г. Народному комиссариату рабоче-крестьянской инспекции (РКИ).
В этот период стали издаваться такие специализированные журналы, как "Вопросы организации и управления", "Стенография и машинопись", "Техника управления" и др. В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.
Однако дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всех уровнях негативно отразилась на развитии отечественного делопроизводства.
В 1925 г. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими служащими и посыльными.
В 1926 г. была предпринята попытка систематизации делопроизводства и более эффективного использования секретарских должностей. Секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 г., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой). В первую группу вошли секретари, которые стали называться помощниками и референтами руководителей. Вторую группу образовали секретари-машинистки, разделенные на первую и вторую категории. Они выполняли чисто техническую работу: перепечатывали на машинке тексты писем и документов, регистрировали почту, подшивали в папки различные бумаги по принадлежности.
В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. Продолжали секретари трудиться в крупных министерствах и ведомствах. В то же время тысячи и тысячи канцелярских работников различного уровня были призваны в армию и многие из них погибли с оружием в руках, защищая нашу Родину от фашистских агрессоров.
В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в том числе в области стандартизации и унификации.
В июле 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР N 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", в соответствии с которым вводились в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.
Важным этапом дальнейшего совершенствования секретарского дела и подготовки соответствующих кадров стало открытие в 1964 г. факультета государственного делопроизводства в Московском государственном историко-архивном институте.
Через два года, в 1966 г., был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
С начала 70-х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. В 1975 г. был принят государственный стандарт (ГОСТ) - "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения", определивший главные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.
Начиная с 1977 г., в некоторых специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела. Целый ряд профессионально-технических училищ включился в подготовку секретарей-делопроизводителей. На партийно-государственном уровне было принято постановление "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления".
В 1984-1986 гг. была разработана новая система документационного обеспечения административной деятельности, названная "Единой государственной системой документационного обеспечения управления".
Однако вследствие значительной бюрократизации всех звеньев государственно-управленческого аппарата, эта система не смогла на практике реализовать свои потенциальные возможности. В ходе проведения "перестройки" работа многих управленческих структур не только не улучшилась, но заметно ухудшилась.
Распад Советского Союза в начале 90-х годов прошлого века и становление на новой основе государства Российская Федерация привели к значительным изменениям во всех сферах хозяйства, в том числе и в сфере архивной, и в области всего делопроизводства. Было принято решение о создании Государственного архива (ГАРФ), который возник на основе Государственного архива РСФСР и Центрального архива Октябрьской революции. В настоящее время ГАРФ - один из крупнейших архивов страны. Он постоянно доукомплектовывается: на 2003 г. в нем хранилось свыше пяти миллионов дел. В архиве работают 250 человек, среди которых 3 доктора исторических наук, 9 кандидатов наук. Разумеется, что все сотрудники получили прекрасное архивное образование.
Архив имеет собственную библиотеку, которая содержит более полумиллиона уникальных работ. Например, в ней подобран такой состав периодики, которого нет ни в Государственной (бывшей Ленинской), ни в Публичной библиотеках, то же самое можно сказать и об объемной подборке эмигрантских изданий. Конечно же, в нем сосредоточены практически все работы по архивному делу. Располагая прекрасным современным зданием (80 км архивных полок), ГАРФ имеет прекрасный выставочный зал, в котором постоянно проходят не только его собственные выставки, но и других федеральных архивов. Поэтому не случайно в ГАРФ сдают свои архивы видные политические деятели России.
Безусловно, развитие рыночных отношений в стране дало новый импульс подъему и совершенствованию секретарского дела. В современных условиях профессия секретаря в полной мере и объеме востребована как в государственном, так и в частном секторе. Секретари различных уровней осуществляют важную подготовительную и техническую работу в аппаратах Федерального Собрания и Президента РФ, во всех министерствах и ведомствах, а также в сотнях и тысячах банков, производственных объединений, промышленных и торговых предприятий, акционерных обществ, кооперативных организаций и малых предприятий с ограниченной ответственностью. Практика показывает, что профессия секретаря в начале XXI в. является необходимой и престижной. Труд секретаря становится все более квалифицированным, благодаря совершенствованию организации и развитию печатно-электронных устройств, прежде всего персональных компьютеров (ПЭВМ).
Роль квалифицированных секретарей на многих предприятиях, как больших, так и малых, трудно переоценить. Нередко они являются ближайшими помощниками первых лиц, а при определенных обстоятельствах замещают руководителей, организуя в их отсутствие деятельность своих фирм и контор. Профессия секретаря предоставляет огромные возможности для творческого и карьерного роста и в значительной степени от каждого носителя этой профессии зависит уровень его квалификации, а следовательно, личного утверждения и продвижения по службе.
Официально в нашей стране профессионального праздника секретарей не существовало. Однако в 2005 году решено было исправить эту несправедливую ситуацию. Инициаторами создания нового российского праздника выступила группа секретарей из разных городов России. К ним также присоединились и сотрудники редакции журнала «Секрет@рь.RU».
Они предложили учредить новый праздник - День секретаря. Это предложение было принято, отмечать День секретаря решено было в третью пятницу сентября. И в 2019 году праздник «День секретаря» выпадает на 20 сентября.
О празднике День секретаря
Секретари сегодня есть практически во всех организациях и даже в самых маленьких фирмах. Современные секретари – это ответственные административные работники, которые обеспечивают бесперебойное функционирование офиса. Ведь именно секретари являются помощниками руководителей, они ответственны за поиск информации, работу с документами, они также ведут телефонные переговоры, встречают посетителей, подают чаю или кофе и т.п.
Нужно отметить, что День секретаря отмечается не только в России, есть такой праздник и в других странах. Международный день секретаря появился в 1952 году в Америке. В США существует целая неделя офисного работника, которая выпадает на последнюю полную неделю апреля. А отмечается в среду на этой праздничной неделе.
Профессия секретаря
День секретаря - самое время поговорить о професии секретаря.
Работа секретаря не из легких, дел у них очень много, каждый день приходится переворачивать горы бумажной документации, проводить долгие часы за монитором компьютера, решать множество мелких проблем. Может быть, труд этих людей не всегда заметен, но он очень важен и необходим. Своим трудом они заслужили свой праздник День секретаря.
Именно через секретаря проходят все информационные потоки компании. Профессиональный секретарь всегда терпелив и приветлив, он радушно встречает посетителей и сотрудников, знает все нюансы своей работы. Можно с уверенностью говорить о том, что секретарь является лицом своей компании. Во многом благодаря его работе складывается мнение и о компании в целом.
Сейчас для секретарей недостаточно одной грамотности, они должны уметь пользоваться компьютером, знать делопроизводство, а часто и иностранные языки. Кроме того, этот человек должен быть приветливым, иметь очень хорошие коммуникативные навыки. Требуются также и знания в той области, с которой связана деятельность организации. В обязанности секретаря входит еще организация и обеспечение работы совещания, заказ канцтоваров и других товаров, которые необходимы для жизнедеятельности офиса.
Квалифицированный секретарь является правой рукой руководителя, его незаменимым помощником.
К специфике работы секретаря относятся многочисленные контакты с людьми: самим руководителем, телефонными абонентами, сотрудниками, посетителями. Именно поэтому очень важна культура общения, включающая в себя грамотную речь, деликатность и тактичность. В настоящее время требования к уровню знаний людей этой профессии все время растут. Все чаще им необходимо иметь высшее образование.
Плюсы и минусы работы секретаря
К плюсам этой профессии можно отнести: широкий круг знакомств, опыт организаторской деятельности, отсутствие особой физической нагрузки, эту работу можно совмещать с учебой.
Есть у данной профессии и свои минусы. Во-первых, она относится к стрессовым. Кроме того, часто у секретарей ненормированный рабочий день, они должны приходить на работу раньше шефа, а уходить позже, они должны всегда хорошо выглядеть, не зависимо от обстоятельств, опоздания являются абсолютно недопустимыми.
История профессии
День секретаря - отличный повод заглянуть на страничку истории.
Само слово «секретарь» происходит от латинского слова «секрет». В Древнем Риме секретарями именовались доверенные лица, которым доверялись секреты. Изначально эта профессия была сугубо мужской. Секретари, состоящие при царских особах, обладали существенной властью. Начали появляться такие должности как генеральный секретарь и государственный секретарь.
В 1880-х годах была изобретена первая печатная машинка. С тех пор секретарями стали делать женщин, в их обязанности входило печатание документов. Мужчин секретарей-референтов к концу Первой мировой войны уже практически не осталось.
Сейчас трудно назвать точную дату появления этой профессии. В нашей стране днем ее зарождения принято считать дату 27 февраля 1720 года. Появилась эта должность благодаря стараниям Петра I, который хотел решить проблему бумажной волокиты.
Однако нужно сказать, что и до этого в России существовали люди, должность которых подразумевала работу с документами, ведение записей и т.п. В конце XV века в нашей стране были открыты первые приказы. В них постепенно и произошло формирование секретарского дела.
Петр Первый решил основать секретарский чин. Причем, к секретарям предъявлялись строжайшие требования. В 1840 году в России появилась должность личного секретаря, эти люди работали у руководителей крупнейших заводов. Вскоре эта должность появилась и на многих других предприятиях.
Первые секретарские курсы, где готовили профессиональных секретарей, были открыты в Харькове в 1868 году. Важно отметить, что в Америке и странах Европы первые подобные учебные заведения были открыты позднее.
В нашей стране, начиная с 1884 года, существовало восемь специализированных журналов для секретарей. Кроме того, существовали различные курсы, на которых личные секретари очень часто повышали свою квалификацию.
Бурное развитие эта профессия пережила в начале 20-х годов. Тогда этой должности начали придавать большое значение. Однако расцвет профессии длился недолго. Уже в 1925 году секретарей решено было уравнять с простыми машинистками и рассыльными.
После этого отношение к данной профессии изменилось, она потерла свой былой престиж. Возрождать ее у нас начали в 70-е годы 20 века, при этом многому уж пришлось учиться у Запада.
В настоящее время в России по некоторым данным насчитывается более миллиона секретарей, помощников руководителей и офис-менеджеров.
Профессия секретаря является в настоящее время достаточно популярной и очень востребованной. Чаще всего секретарями работают девушки или женщины, но встречаются в этой профессии и представители сильного пола.
Мы от души поздравляем секретарей с их заслуженным праздником, с Днем секретаря!
Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилось далеко не последнее место.
Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Секретарская служба получила свое развитие в приказах XVI-XVII вв.
Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I.
Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената - высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.
Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари "тянули воз" ежедневной скучной работы с текущими делами. Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.
С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра I кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С.М. Соловьева, был "человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров". Функции его были не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет был упразднен.
Основным законодательным актом, регулирующим деятельность государственного аппарата Российской Империи стал Генеральный регламент 1720 г., закрепивший единые принципы работы всех звеньев государственного аппарата, нормы документирования и организации делопроизводства, распределение должностей внутри учреждения, функции чиновников, в том числе секретарей.
Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет "вершинных" и "невершинных" дел, хранил печать коллегии (канцелярии).
Глава 29 "Генерального регламента" называлась "О секретарском управлении", в которой впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также "попечение" секретаря.
Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, "леность и недосмотр" наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до "лишения живота и пожитков".
При Петре I был составлен моральный кодекс "Юности честное зерцало", в котором описывались основные требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.
В 1722 году был принят "Табели о рангах" - закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. "Табель" состоял из 14 классов или рангов чиновников. Наиболее высокий ранг - 5-й был присвоен тайному кабинет-секретарю (эта должность была отнесена к придворной службе; а остальные должности относились к штатской службе.). К 6-му рангу были отнесены тайные советники канцелярии Иностранной коллегии, обер-секретарь Сената. Рангом ниже шли обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегий. Обер-секретари прочих коллегий, секретари Сената относились к 8-му рангу.
9-й ранг включал архивариусов при обоих государственных архивах, сенатских протоколистов и переводчиков. Обратим внимание на то, что создание государственных архивов предусматривалось Генеральным регламентом, но к моменту подписания Табели они еще не существовали. Это в очередной раз демонстрирует, что Табель создавался с учетом Генерального регламента и не только констатировал уже существующие должности, но и предполагал возможные. Кстати, должностей обер-секретарей в штате большинства коллегий не было. И еще одно замечание. К этому же 9-му рангу относились "профессоры при академиях" (пока тоже не открытых) и "докторы всяких факультетов". Трудно сказать, чем было вызвано включение этих должностей в один класс, преувеличением ли значимости одних, либо наоборот, но это дает возможность предположить, что образование канцелярских чиновников, опыт их работы можно было соотнести с уровнем появляющейся научной интеллигенции.
К 10-му рангу относились секретари остальных коллегий, переводчики и протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной коллегий. 12-й и 13-й ранги включали секретарей в надворных судах и канцеляриях в губерниях и провинциях.
Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.
С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все это были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели и поэты, внесшие "легкий слог в канцелярские дела" (Р. Г. Державин).
С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в "приеме прошений на высочайшее имя". На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. По "Табели о рангах" они относились к четвертому разряду с обращением "Ваше превосходительство", имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и т.д. на имя государыни.
Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников ("под кувертом") - с подписью ("в собственные руки"), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавали статс-секретарю в Сенат "для разрешения по законам". Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя, решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины II на просьбы шведского посла: "Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали".
Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для "курьерских посылок в чужие края". В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений - дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.
Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их руки. Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, готовили проект закона "Об учреждении губернии". Архивы статс-секретарей - ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.
В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии. Секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.
В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и "паркетный" этикет.
Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии XIX столетия. Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской "Табели о рангах" и на основе "Положения о Министерствах".
"Учреждение министерств" 1811 года строго установило структуру министерств и "образ производства дел". Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.
Значение секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.
В соответствии с "Общим учреждением министерств" многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.
Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов, губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.
Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, "ревизия дел" возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.
XIX век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от XVIII. Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.
Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.
Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.
В период расцвета российской империи должность секретаря при дворе или при высоких особах имели право занимать лица дворянского происхождения. Более демократичной и открытой для разночинцев профессия стала лишь в XIX веке. В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус - помощников в бизнесе. Секретари сопровождали своих патронов в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей - в общем, в большей мере занимались тем, что сейчас принято называть "связями с общественностью".
В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография. С 1884 года стали выходить специальные журналы - "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика" и другие.
Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.
Обычно секретари носили форму, соответствующую званию и подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом.
Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.
Профессия секретаря считалась "мужской", но изобретение телеграфной и телефонной связи во второй половине XIX века открыло эту профессию для женщин: в конторах потребовались "женские" качества - внимание, любезность, аккуратность. Постепенно приходило понимание того, что женщина - именно то существо, которое с одинаковой легкостью может исполнять, как творческие функции, так и рутинную работу, требующую большой выдержки и усидчивости. Примечательно, что и систему стенографии, и систему печати слепым методом изобрели мужчины, но применять эти методы на практике, скрупулезно и терпеливо, оказались способны лишь женские руки - "умные" руки выпускниц Смольного института и гимназий, ставших первыми стенографистками и машинистками. После революции 1917 года стенография переживает свой расцвет - ведь именно стенографистки ведут историческую летопись новой России, беспристрастно фиксируя в своих блокнотах все важные события. По всей стране открылись курсы, готовящие качественно новых специалистов. Необходимость требовала подготовки квалифицированного персонала и для работы в министерствах, в посольствах за границей.
После 1917 года значение секретарей - помощников руководителей стало постепенно снижаться, и количество их сократилось. Но до середины 1920-х гг. процесс этот шел достаточно медленно, отмечался даже повышенный интерес к вопросам научной организации управленческого труда, а следовательно, и к секретарскому делу. В 1925 г. секретарей официально включили в так называемую канцелярско-техническую группу служащих и фактически уравняли с машинистками, рассыльными, конторщиками.
В 1932 году основаны Курсы стенографии и машинописи МИД СССР, позднее - Профессионально-техническое училище, находящееся под патронажем Министерства внешней торговли (в 90-х годах Курсы были преобразованы в Колледж МИД России, а училище - в Профессиональный лицей административного сервиса и менеджмента). Профессия секретаря в это время "обрастает" новыми требованиями: владение стенографией, владение машинописью, владение основами делопроизводства, умение отвечать на телефонные звонки (притом, что отдельно существуют профессии стенографистки и машинистки). В 1932 г. секретарей разделили на две группы. В первую, весьма малочисленную, группу вошли помощники и референты, во вторую - машинистки-секретари I и II категории.
В начале 1960-х гг. в перечне профессий и должностей значились лишь секретари-машинистки и секретари-стенографистки. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь только руководители высокого ранга, например, руководители центрального аппарата министерств и ведомств. Большинство рядовых руководителей могли в соответствии со штатным расписанием иметь только секретаря-машинистку с весьма скромным должностным окладом. Поскольку без толкового секретаря ни один руководитель обходиться не может, выход находили с помощью так называемых "подснежников" - секретарей и помощников руководителей, которые числились инженерами или экономистами в планово-экономических, технических или иных более или менее подходящих отделах. В 1977 г. в стране насчитывалось более 1 млн. таких "подснежников", выполнявших секретарские обязанности.
В 70-е годы профессия секретаря вместе со всей страной переживает период "застоя". "Секретаря семидесятых, как правило, можно представить в лице женщины средних лет, которая давно уже занимает эту должность, хорошо владеет правилами приема посетителей, прекрасно знает характер, запросы и особенности своего начальника, умеет манипулировать очередью к начальнику", - говорит Людмила Алексеевна Кондрашова, заместитель директора по учебной работе Колледжа МИД России.
То, что в приемных сидели не юные девушки во многом, видимо, объясняется тем, что состав советских руководителей был далеко не молод. Но время внесло свои коррективы, как в образ шефа, так и в образ секретаря. В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение". Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии".
Только в 1980-х гг. в штатные расписания предприятий и организаций стали официально включаться инженеры и инспекторы по контролю исполнения, документоведы. Специалисты, занимавшие эти должности, часто выполняли обязанности секретарей руководителей.
По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей.
Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю. В частности, практиками отмечается необходимость владения основами менеджмента, тайм-менеджмента и бизнес-психологии. Однако проблема в том, что в России очень мало образовательных семинаров по этим дисциплинам проводится именно для секретарей - чаще они бывают ориентированы на руководителей компаний.
Как уже говорилось выше, функциональное наполнение обязанностей секретаря и персонального ассистента изменилось, даже по сравнению с девяностыми годами, и сложно поддается какому-либо квалификационному определению: что называется, и жнец, и на дуде игрец. Как показывает статистика, тяжелее всего в этом отношении, секретарям работается в молодых российских компаниях - им чаще приходится совмещать функции секретаря офиса и помощника руководителя (или руководителей), на них чаще возлагается решение каких-то спешных и важных проблем, и, помимо своих основных обязанностей, они нередко бывают вынуждены брать на себя обязанности других сотрудников. В то же время здесь для секретарей обычно складываются неплохие карьерные перспективы, как в рамках административного сектора, так и в рамках любого направления деятельности компании.
Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность и другие деловые качества.
История развития секретарского дела;
Роль секретаря в структуре документационного обеспечения управления. Категории секретарей.
История развития секретарского дела.
Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилось далеко не последнее место.
Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Секретарская служба получила свое развитие в приказах XVI-XVII вв.
Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I.
Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената - высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.
Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари "тянули воз" ежедневной скучной работы с текущими делами. Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.
С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра I кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С.М. Соловьева, был "человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров". Функции его были не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет был упразднен.
Основным законодательным актом, регулирующим деятельность государственного аппарата Российской Империи стал Генеральный регламент 1720 г., закрепивший единые принципы работы всех звеньев государственного аппарата, нормы документирования и организации делопроизводства, распределение должностей внутри учреждения, функции чиновников, в том числе секретарей.
Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет "вершинных" и "невершинных" дел, хранил печать коллегии (канцелярии).
Глава 29 "Генерального регламента" называлась "О секретарском управлении", в которой впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также "попечение" секретаря.
Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, "леность и недосмотр" наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до "лишения живота и пожитков".
При Петре I был составлен моральный кодекс "Юности честное зерцало", в котором описывались основные требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.
В 1722 году был принят "Табели о рангах" - закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. "Табель" состоял из 14 классов или рангов чиновников. Наиболее высокий ранг - 5-й был присвоен тайному кабинет-секретарю (эта должность была отнесена к придворной службе; а остальные должности относились к штатской службе.). К 6-му рангу были отнесены тайные советники канцелярии Иностранной коллегии, обер-секретарь Сената. Рангом ниже шли обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегий. Обер-секретари прочих коллегий, секретари Сената относились к 8-му рангу.
9-й ранг включал архивариусов при обоих государственных архивах, сенатских протоколистов и переводчиков. Обратим внимание на то, что создание государственных архивов предусматривалось Генеральным регламентом, но к моменту подписания Табели они еще не существовали. Это в очередной раз демонстрирует, что Табель создавался с учетом Генерального регламента и не только констатировал уже существующие должности, но и предполагал возможные. Кстати, должностей обер-секретарей в штате большинства коллегий не было. И еще одно замечание. К этому же 9-му рангу относились "профессоры при академиях" (пока тоже не открытых) и "докторы всяких факультетов". Трудно сказать, чем было вызвано включение этих должностей в один класс, преувеличением ли значимости одних, либо наоборот, но это дает возможность предположить, что образование канцелярских чиновников, опыт их работы можно было соотнести с уровнем появляющейся научной интеллигенции.
К 10-му рангу относились секретари остальных коллегий, переводчики и протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной коллегий. 12-й и 13-й ранги включали секретарей в надворных судах и канцеляриях в губерниях и провинциях.
Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.
С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все это были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели и поэты, внесшие "легкий слог в канцелярские дела" (Р. Г. Державин).
С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в "приеме прошений на высочайшее имя". На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. По "Табели о рангах" они относились к четвертому разряду с обращением "Ваше превосходительство", имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и т.д. на имя государыни.
Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников ("под кувертом") - с подписью ("в собственные руки"), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавали статс-секретарю в Сенат "для разрешения по законам". Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя, решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины II на просьбы шведского посла: "Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали".
Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для "курьерских посылок в чужие края". В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений - дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.
Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их руки. Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, готовили проект закона "Об учреждении губернии". Архивы статс-секретарей - ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.
В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии. Секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.
В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и "паркетный" этикет.
Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии XIX столетия. Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской "Табели о рангах" и на основе "Положения о Министерствах".
"Учреждение министерств" 1811 года строго установило структуру министерств и "образ производства дел". Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.
Значение секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.
В соответствии с "Общим учреждением министерств" многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.
Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов, губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.
Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, "ревизия дел" возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.
XIX век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от XVIII. Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.
Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.
Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.
В период расцвета российской империи должность секретаря при дворе или при высоких особах имели право занимать лица дворянского происхождения. Более демократичной и открытой для разночинцев профессия стала лишь в XIX веке. В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус - помощников в бизнесе. Секретари сопровождали своих патронов в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей - в общем, в большей мере занимались тем, что сейчас принято называть "связями с общественностью".
В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография. С 1884 года стали выходить специальные журналы - "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика" и другие.
Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.
Обычно секретари носили форму, соответствующую званию и подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом.
Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.
Профессия секретаря считалась "мужской", но изобретение телеграфной и телефонной связи во второй половине XIX века открыло эту профессию для женщин: в конторах потребовались "женские" качества - внимание, любезность, аккуратность. Постепенно приходило понимание того, что женщина - именно то существо, которое с одинаковой легкостью может исполнять, как творческие функции, так и рутинную работу, требующую большой выдержки и усидчивости. Примечательно, что и систему стенографии, и систему печати слепым методом изобрели мужчины, но применять эти методы на практике, скрупулезно и терпеливо, оказались способны лишь женские руки - "умные" руки выпускниц Смольного института и гимназий, ставших первыми стенографистками и машинистками. После революции 1917 года стенография переживает свой расцвет - ведь именно стенографистки ведут историческую летопись новой России, беспристрастно фиксируя в своих блокнотах все важные события. По всей стране открылись курсы, готовящие качественно новых специалистов. Необходимость требовала подготовки квалифицированного персонала и для работы в министерствах, в посольствах за границей.
После 1917 года значение секретарей - помощников руководителей стало постепенно снижаться, и количество их сократилось. Но до середины 1920-х гг. процесс этот шел достаточно медленно, отмечался даже повышенный интерес к вопросам научной организации управленческого труда, а следовательно, и к секретарскому делу. В 1925 г. секретарей официально включили в так называемую канцелярско-техническую группу служащих и фактически уравняли с машинистками, рассыльными, конторщиками.
В 1932 году основаны Курсы стенографии и машинописи МИД СССР, позднее - Профессионально-техническое училище, находящееся под патронажем Министерства внешней торговли (в 90-х годах Курсы были преобразованы в Колледж МИД России, а училище - в Профессиональный лицей административного сервиса и менеджмента). Профессия секретаря в это время "обрастает" новыми требованиями: владение стенографией, владение машинописью, владение основами делопроизводства, умение отвечать на телефонные звонки (притом, что отдельно существуют профессии стенографистки и машинистки). В 1932 г. секретарей разделили на две группы. В первую, весьма малочисленную, группу вошли помощники и референты, во вторую - машинистки-секретари I и II категории.
В начале 1960-х гг. в перечне профессий и должностей значились лишь секретари-машинистки и секретари-стенографистки. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь только руководители высокого ранга, например, руководители центрального аппарата министерств и ведомств. Большинство рядовых руководителей могли в соответствии со штатным расписанием иметь только секретаря-машинистку с весьма скромным должностным окладом. Поскольку без толкового секретаря ни один руководитель обходиться не может, выход находили с помощью так называемых "подснежников" - секретарей и помощников руководителей, которые числились инженерами или экономистами в планово-экономических, технических или иных более или менее подходящих отделах. В 1977 г. в стране насчитывалось более 1 млн. таких "подснежников", выполнявших секретарские обязанности.
В 70-е годы профессия секретаря вместе со всей страной переживает период "застоя". "Секретаря семидесятых, как правило, можно представить в лице женщины средних лет, которая давно уже занимает эту должность, хорошо владеет правилами приема посетителей, прекрасно знает характер, запросы и особенности своего начальника, умеет манипулировать очередью к начальнику", - говорит Людмила Алексеевна Кондрашова, заместитель директора по учебной работе Колледжа МИД России.
То, что в приемных сидели не юные девушки во многом, видимо, объясняется тем, что состав советских руководителей был далеко не молод. Но время внесло свои коррективы, как в образ шефа, так и в образ секретаря. В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение". Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии".
Только в 1980-х гг. в штатные расписания предприятий и организаций стали официально включаться инженеры и инспекторы по контролю исполнения, документоведы. Специалисты, занимавшие эти должности, часто выполняли обязанности секретарей руководителей.
По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей.
Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю. В частности, практиками отмечается необходимость владения основами менеджмента, тайм-менеджмента и бизнес-психологии. Однако проблема в том, что в России очень мало образовательных семинаров по этим дисциплинам проводится именно для секретарей - чаще они бывают ориентированы на руководителей компаний.
Как уже говорилось выше, функциональное наполнение обязанностей секретаря и персонального ассистента изменилось, даже по сравнению с девяностыми годами, и сложно поддается какому-либо квалификационному определению: что называется, и жнец, и на дуде игрец. Как показывает статистика, тяжелее всего в этом отношении, секретарям работается в молодых российских компаниях - им чаще приходится совмещать функции секретаря офиса и помощника руководителя (или руководителей), на них чаще возлагается решение каких-то спешных и важных проблем, и, помимо своих основных обязанностей, они нередко бывают вынуждены брать на себя обязанности других сотрудников. В то же время здесь для секретарей обычно складываются неплохие карьерные перспективы, как в рамках административного сектора, так и в рамках любого направления деятельности компании.
Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность и другие деловые качества.
Роль секретаря в структуре документационного обеспечения управления. Категории секретарей
Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.
За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.
Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя".
Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден.
Оператор на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций. Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса.
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. © 37) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам. Квалификационные характеристики данных специалистов представлены в Приложении А.
Развитие в России новых социально-экономических отношений вызвало стремительный рост различного рода негосударственных предприятий и фирм. Руководитель каждой такой организации имеет секретаря. Секретари работают и у представителей свободных профессий - адвокатов, нотариусов, а также на малых частных предприятиях.
Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь - административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.
Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.
Как известно, секретарь и референт - достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации - это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт - это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.
Слово "секретарь" происходит от латинского слова secret ("секрет, тайна"), а слово "референт" означает "человек, сообщающий что-либо". Происхождение названия "секретарь-референт" отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления.
Секретарь-референт - это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.
Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:
Функции по документационному обеспечению управления;
Функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.
Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.
К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.
Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь-референт является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции. Сегодня секретаря-референта руководителя не только часто называют "правой рукой" руководителя, но и сравнивают с "центральной нервной системой" фирмы, что лишний раз подчеркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.
Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:
Просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы,
Поиск и обработка необходимой руководителю информации,
Знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.
Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).
Кроме традиционных обязанностей помощника и референта руководителя, сегодня секретарю-референту делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.
Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.
В небольших коммерческих организациях секретарь-референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой и хозяйственными службами. При отсутствии должностей руководителей этих служб он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.
Часто в подчинении у секретаря-референта находится сотрудник, выполняющий обязанности младшего секретаря.
Любой секретарь-референт должен уметь принимать решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях.
Значение секретарей-референтов в структуре управления неуклонно повышается. По данным журнала "Профиль" сегодня секретарь-референт входит в число двадцати самых популярных профессий. Причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей-референтов держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.
Формирование новой секретарской профессии в равной степени основано на отечественном и зарубежном опыте организации секретарского обслуживания.
Надо отметить, что в США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря давно считается достаточно уважаемой и соответственно оплачивается. Обучение секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность.
Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику:
Большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;
Весьма насыщенный рабочий день;
Необходимость выполнять параллельно несколько работ;
Постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;
Особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.
Специфика и сложность секретарского труда связана и с тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Не случайно говорят, что "секретарь - лицо фирмы". Секретарь-референт - профессия обслуживания. В отечественной практике должность секретаря-референта преимущественно занимают женщины, которым более свойственно реализовываться в качестве помощника.
В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности,
коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи.
Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой
подготовленности, целого комплекса личностных и деловых качеств,
обусловленных спецификой секретарского труда.
Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К соискателям этой должности предъявляются следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора Microsoft World, системы электронных таблиц Microsoft Excel и общее знакомство с операционной системой Windows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.
В действительности квалификационные и иные требования, предъявляемые к современным секретарям, гораздо обширней. К сожалению, при приеме на работу секретаря руководитель не всегда в состоянии четко эти требования сформулировать. И должностная инструкция, там, где она имеется, не дает полного представления об обязанностях секретаря-референта.
Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами.
Профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно разделить на три группы:
1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом.
Секретарь-референт должен знать:
Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления,
Основные принципы организации документооборота,
Основы архивного дела,
Основные прикладные программы,
Русский язык,
Один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).
Составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;
Рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;
Находить, систематизировать и хранить информацию;
Пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.
2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:
Правила ведения деловой беседы;
Принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;
Современные средства связи;
Основы профессиональной этики.
На основе этих знаний секретарь должен уметь:
Вести деловые беседы и телефонные переговоры;
Организовать совещания, презентации, служебные поездки;
Пользоваться современными средствами связи;
Организовать прием посетителей;
Планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.
3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:
Принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;
Основы административного, трудового и хозяйственного права;
Правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.
На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.
Дополнительно можно сказать о тех специальных познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий обычно не только высшее образование, но и ученую степень.
Ученому секретарю необходимо знать:
Научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники;
Направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения;
Отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний;
Установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование;
Действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов;
Методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками и др.
Таким образом, секретарь-референт должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается от работы других секретарей, прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь-референт - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.
